Вопрос по графику дополнительных отпусков.

Я новый сотрудник отдела кадров и передо мной сейчас стоит задача составить график отпусков, в том числе дополнительных, т. к. учреждение медицинского профиля и много сотрудников работают во вредных условиях. ранее, дополнительные отпуска составлялись следующим образом: суммировались дни больничных, отпусков без сохранения заработной платы, командировок и прибавлялись к дате начала периода предоставления доп. отпуска прошедшего года (получается, сдвигалось вперед начало периода отсчета) обоснований нигде не могу найти- указывается, что предоставляется дополнительный отпуск именно за факт. отработанное время и сокращается, при случае отрывов от работы и т. д. здесь же количество дней доп. отпуска всегда фиксированное за счет сдвигов периода. прошу помочь мне разобраться. спасибо! пример из графика на этот год: период с 26.11.2013 по 25.11.2014 доп. отпуск 14дн предоставляется с 27.10.2014 по 10.11.2014