Как правильно и грамотно составить служебную записку?

Примерно так. Информирую Вас, что на нашем предприятии в последнее время имели место неоднократные хищения стройматериалов (к примеру), а именно: (здесь можете перечислить, когда и что пропало). Мною предпринимались меры по предотвращению повторений подобных фактов: (пишите, какие меры). Несмотря на это, хищения продолжаются (можно тоже написать, что). Это стало возможным вследствие (пишите, чего - плохие замки, мало сторожей и т.п.) На основании изложенного. в целях обеспечения сохранности имущества (материалов, оборудования), прошу рассмотреть вопрос о (здесь напишите Ваши конкретные предложения, например, установка доп. сигнализации, камер видеонаблюдения, расширение штата охраны и т.п.). Не забудьте, что предложения должны быть реальны и хорошо продуманы, ведь Вам за них отвечать.Возможно, директор отпишет служебку по принадлежности - начальнику службы охраны, заму по безопасности и т.п., и Вас могут пригласить на собеседование либо попросят более подробно изложить предложения и эффект от них. Язык канцелярский, но иначе никак.