Законно ли, не являясь сотрудником отдела кадров, создавать личные дела с копиями всех документов подчиненных?

Конечно, незаконно. В каждой организации есть Положение о защите и хранении персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, поэтому ответственность за распространение персональных данных несет в первую очередь работодатель, а также ответственное лицо отдела кадров, где хранятся личные дела сотрудников. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.