Чем подтвердить суточные расходы?

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. к ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

документальное оформление командировочных расходов
трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 тк рф) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

расходы на проезд;
расходы по найму жилья;
суточные.
если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от ндфл и страховых взносов не возникнет. также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль.

как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений
по общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 тк рф). поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «положение о командировках». если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. для этого, в частности, потребуется:

исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.
также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом минздравсоцразвития россии от 11.09.09 № 739н). в этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). и нарушения в этом не будет.