Как списать тмц?

Добрый день. вышла такая ситуация: мой прораб не имел договора мат ответственности. я находился с рабочими в командировке, прораба отправили на работу на другой объект. прораб получал материалы и инструменты. я за них расписывался. естественно я не видел что получали. в последствии выяснилось (прошел год) что часть инструмента и часть материалов мне приписана. прораб их не получал, я их не получал. но по всем бумагам стоят мои подписи. у нас на предприятии договор полной мат ответственности.
в данный момент я нахожусь на больничном. материалы и инструменты никому не передавал (у меня в подчинении люди без мат ответственности).
мне подсказали сделать следующее: написать служебку на имя директора с объяснением, мол я был на больничном, мат ответственного нет, прошу провести инвентаризацию.
вопрос: как лучше написать, и в случае наличия недостачи что грозит? возможно ли списать материалы и инструменты что они пропали пока я был на больничном. кто тогда будет отвечать?