Возврат командировочных выплат

Для командировки в рф из беларуси было выдано на руки 40 тыс рос. рублей на работника на 5 дней. все под подпись.
после возвращение на родину потребовали вернуть 30 тысяч, так как работники жили в гостинице от самой организации, т. е. не тратили денег на проживание.
большинство работников уже успели потратить средства, так как никто не знал и не был осведомлен об этом. [на момент написания вопроса, покопавшись в этом, ншла размеры суточных - $30, и расход по найму жилого помещения/сутки - $120]
обязаны ли возращать данные средства сотрудники, и если да, то какие документы и бумаги должны предъявить в бугалтерии. (ибо если таких бумаг не будет, то не похоже ли это на мутную схему?)