Регистрация приказов в электронном виде? можно ли?

Электронный документооборот – это универсальная информационная система, которая позволяет осуществлять сбор, обработку, передачу и хранение информации, принадлежащей юридическим и физическим лицам. для того, чтобы стать участником такой системы, субъекту необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту.
недоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации эд. стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку эд требует контроля над качеством производимых в ней процессов.
закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: фз «об информации, информатизации и защите информации», фз «об электронной подписи».
по законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям: использование данных только в установленном правительством порядке. компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
- признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
- соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса.
- это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.
сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием. помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.
в случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. так например, программа 1c осуществляет такой процесс автоматически. но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как excel.
при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 тк рф). приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 тк рф).
однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, - реквизит «подпись», а также реквизит «виза ознакомления работника с документом».