Кто должен заверять выдаваемые копии документов, связанных с работой.

Само собой, что копии документов заверяются работодателем или лицом, им уполномоченным.
нюанс вопроса в том, что нередки случаи, когда к выдаваемым копиям документов о работе работодатель не имеет прямого отношения. например, так строятся трудовые отношения с работниками-руководителями государственных учреждений. такие работники принимаются на работу учредителем (органом власти), но начисление и выплата заработной платы производится непосредственно на рабочем месте - в учреждении. аналогичная ситуация и в судах: запись в трудовую книжку делает суд - как орган власти, а справку о доходах выдает судебный департамент - как учреждение.
получается, что об одном факте трудовой деятельности свидетельствуют разные организации: в трудовой книжке одни, а в справках - другие, как будто это разные периоды работы.
вот и интересует, на сколько правомерна такая практика, т. е. где прописано, что вести бухучет и зарплату в органах власти нужно именно таким образом?
во-вторых, на сколько правомерным является расхождение реквизитов документов, свидетельствующих об одном событии? (как если бы вам диплом выдал вуз, а вкладыш к диплому пту, разве это правильно?).