Как сделать грамотно? помогите, пл.

Как сделать грамотно? помогите, пл. Я - тренер по н/теннису в гос. спорт школе. Из инвентаря (мячи, ракетки) естественно ничего нет.. Хочу приобрести сразу к началу учебного года ракетки на свои деньги, а потом в течении года докупать мячи. И нужно собрать с родителей деньги. Хочу собирать потихоньку как ежемесячную плату. Мне советуют собрать с них заявления с подписями, что они как бы эти деньги согласны платить как материальную помощь, иначе мало ли что. Сумма будет символическая, но всё равно хотелось бы обезопасить себя. Как, в какой форме это сделать? кем заверить?