Руководство требует, чтобы мы, специалисты, ходили по организациям и просили на ремонт офиса. потолки, окна, линолеум, двери

Мы бьюджет. как правильно составлять письма не говорят, нужно ходить и унижаться. правомерно ли? нас обьязали франдрайзингу по должностной. и как хотя бы писать письмом организации? в связи с чем? от нас только благодарность бумага им за помощь.